A sua empresa precisa de ter um canal de denúncias?

Todas as empresas com mais de 50 colaboradores são obrigadas a ter um canal de denúncias interno. Saiba como pode cumprir a lei com a ajuda do software de gestão.

Nos últimos anos, as empresas foram confrontadas com as novas exigências legais que visam promover a transparência e a proteção dos denunciantes previstas na Lei 93/2021. A implementação de um canal de denúncias interno tornou-se uma obrigação para as empresas, resultado da transposição da Diretiva Europeia 2019/1937, que pretende proteger os direitos dos trabalhadores e de outras partes interessadas, como fornecedores, clientes, entre outros.

Mas, além de ser uma obrigação, o canal de denúncias interno pode oferecer benefícios significativos para a empresa, ao garantir um ambiente de trabalho mais ético e ao prevenir problemas antes que se tornem graves.

Neste artigo, falamos das exigências legais, dos benefícios para as empresas, dos desafios de implementação e como o software de gestão pode ser um aliado fundamental na gestão eficiente deste processo.

O que é um canal de denúncias e quais são as obrigações legais?

Um canal de denúncias é uma ferramenta ou um sistema que permite que os colaboradores, fornecedores ou outras partes envolvidas reportem de forma confidencial, irregularidades, práticas ilícitas ou violações éticas dentro da empresa.

Como já foi referido com a entrada em vigor da Diretiva Europeia 2019/1937, as empresas são obrigadas a garantir que este canal exista e esteja disponível para os seus colaboradores e parceiros. Em Portugal, a legislação impõe a implementação de canais de denúncias internos em empresas com mais de 50 trabalhadores, sejam privadas ou públicas, independentemente do setor de atuação. Entre as exigências legais estão:

Estes requisitos garantem que os trabalhadores se sintam seguros para reportar situações de irregularidade, sem medo de consequências negativas. No caso de incumprimento, especialmente em situações muito graves como impedir a apresentação ou o seguimento da denúncia, a legislação prevê a aplicação de coimas. Para empresas ou entidades, podem chegar até aos 250 mil euros, e para pessoas singulares até aos 25 mil euros.

Benefícios de um canal de denúncias para as empresas

Embora a implementação de um canal de denúncias seja uma obrigação legal, esta prática permite uma série de benefícios para a empresa. Um canal de denúncias bem estruturado pode ajudar a empresa a identificar e resolver problemas antes que estes causem danos irreparáveis.

Promoção de um ambiente de trabalho ético

A existência de um canal de denúncias promove uma cultura empresarial baseada na ética e na transparência. Quando os colaboradores sabem que podem reportar situações de forma segura, a confiança dentro da organização aumenta e o ambiente de trabalho torna-se mais positivo e produtivo.

Prevenção de riscos e redução de custos

Ao implementar um canal de denúncias, a empresa pode detectar situações de fraude, corrupção, assédio e outras práticas que violem as regras internas ou a legislação. Ter conhecimento destas situações precocemente pode evitar grandes prejuízos financeiros, bem como danos à credibilidade.

Melhoria da reputação e confiança externa

Empresas que adotam práticas de transparência são vistas como mais confiáveis pelos seus clientes, fornecedores e parceiros. Isto pode contribuir para uma maior lealdade por parte dos stakeholders e para uma reputação corporativa mais sólida.

Desafios na implementação de um canal de denúncias

Apesar dos benefícios, a implementação de um canal de denúncias interno pode apresentar alguns desafios, especialmente para empresas que ainda não estão familiarizadas com este tipo de processo.

Garantir a confidencialidade e segurança dos dados

Um dos maiores desafios é garantir a confidencialidade dos denunciantes e a segurança das informações. As empresas precisam de soluções tecnológicas que protejam os dados sensíveis e garantam que apenas pessoas autorizadas possam aceder às denúncias.

Cumprimento dos prazos legais

A legislação impõe prazos rigorosos para que as denúncias sejam analisadas e tratadas. As entidades empregadoras devem garantir que dispõem dos recursos adequados para gerir este processo de forma eficiente, sem comprometer a qualidade das investigações ou a proteção dos denunciantes.

Como um software de gestão (ERP) pode apoiar o canal de denúncias interno

A implementação de um canal de denúncias eficaz requer uma gestão cuidada e eficiente. É aqui que entra a tecnologia. Os softwares de gestão são ferramentas poderosas que podem ajudar as empresas a centralizar, a automatizar e a gerir as denúncias de forma mais eficiente.

Centralização de informações e processos:

Confidencialidade e segurança de dados:

Com um software de gestão adequado, as empresas podem configurar diferentes níveis de acesso aos dados para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações confidenciais. Além disso, as soluções ERP oferecem funcionalidades de encriptação de dados para proteger as informações sensíveis de forma eficaz.

Automação de processos e prazos:

A automatização de processos para a notificação de responsáveis pela gestão de denúncias, a criação de relatórios periódicos e o acompanhamento dos prazos legais. Esta automação reduz o risco de erros humanos e garante que as denúncias sejam tratadas dentro dos prazos estabelecidos pela lei.

Integração com outros departamentos:

O software de gestão pode ser integrado com outros departamentos da empresa, como recursos humanos e departamento jurídico. Isto permite que a gestão de denúncias seja coordenada com outros processos, para facilitar a resposta a questões que envolvam múltiplas áreas da organização.

O Futuro da gestão de denúncias: a transformação digital com ERP

A transformação digital tem vindo a alterar a forma como as empresas trabalham, e a gestão de denúncias não é exceção. O uso de um software de gestão adequado permite que as empresas não só cumpram as obrigações legais, mas também otimizem a gestão interna e garantam a proteção dos colaboradores e a transparência nos processos.

PHC Software como solução para as empresas

Apesar de muitas empresas verem a implementação de um ERP como um investimento elevado, a verdade é que existem soluções escaláveis, adequadas ao tamanho e às necessidades de cada organização. Ao integrar um sistema de gestão de denúncias no software de gestão, mesmo empresas de menor dimensão podem garantir o cumprimento da lei, sem comprometer a eficiência.

O futuro passa pela automação e integração

À medida que a legislação e as exigências de conformidade aumentam, as empresas que recorrem à tecnologia têm mais agilidade para enfrentar os desafios corporativos. A automação de processos, a integração de dados e a capacidade de gerar relatórios em tempo real são fundamentais para a gestão empresarial.

A implementação de um canal de denúncias é uma obrigação legal que, quando bem gerida, pode trazer grandes benefícios para a empresa. No entanto, a sua gestão eficiente depende do uso de ferramentas tecnológicas adequadas. O software PHC oferece às empresas a capacidade de automatizar processos, garantir a confidencialidade dos denunciantes e cumprir os prazos estabelecidos pela legislação.

Se a sua empresa ainda não implementou um canal de denúncias ou procura uma solução mais eficaz, entre em contacto connosco e descubra como o PHC Software pode ajudar a sua organização a estar em conformidade com a lei e a otimizar os processos internos.

Vamos conversar e resolver os desafios da sua empresa?