Registo de Inventário: da obrigação fiscal à precisão de dados com o inLogys

Todos os anos, o encerramento de contas traz um desafio recorrente às empresas: a comunicação do inventário à Autoridade Tributária (AT). Mais do que uma obrigação legal, este processo é fundamental para aferir a saúde logística e financeira do seu negócio.

A obrigatoriedade legal: quem tem de comunicar? 

De acordo com Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro a comunicação do inventário é exigida a todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC que disponham de contabilidade organizada, com exceção dos abrangidos pelo regime simplificado. Os inventários elaborados até 31 de dezembro devem ser comunicados por via eletrónica à Autoridade Tributária e Aduaneira até 31 de janeiro do ano seguinte.

O verdadeiro desafio: os dados incorretos

A dificuldade raramente está no envio do ficheiro ao portal e-fatura, mas sim na fidedignidade dos dados. Se a contagem física falha na origem, a comunicação fiscal será incorreta, o que pode resultar em coimas ou divergências contabilísticas graves.

A realidade de muitas empresas ainda passa por:

• Fechar o armazém em janeiro para alocar colaboradores na contagem manual;
  
  
• Erros de digitação ao transpor dados de papel para sistemas informáticos;
  
  
• Informação desatualizada por falta de integração entre sistemas;
  
  
• Discrepâncias entre stock físico e contabilístico descobertas apenas no fecho de contas.

A solução: do armazém ao ERP sem interrupções

O inLogys WMS garante que o fluxo digital seja contínuo:

1. Leitura em tempo real

O colaborador utiliza um PDA para ler os códigos de barras dos artigos no armazém. A contagem é imediata, precisa e elimina erros de transcrição manual.

2. Validação automática

O sistema deteta discrepâncias no momento, permite correções imediatas antes do fecho do inventário. Não há surpresas desagradáveis no final do processo.

3. Sincronização direta com o ERP

Por estar integrado com os principais sistemas de gestão empresarial utilizados em Portugal, os dados recolhidos pelo inLogys são atualizados automaticamente no ERP. Não há necessidade de manipular ficheiros Excel ou CSV.

4. Submissão à AT

Com o stock físico e o stock contabilístico devidamente alinhados no ERP, basta gerar o ficheiro XML final e submetê-lo à Autoridade Tributária. O inLogys garante a precisão; o seu ERP garante a conformidade fiscal.

Os benefícios de usar um software WMS como o inLogys

Eliminar o erro humano

Substituir o registo manual pela leitura ótica acaba com os erros de digitação e as contagens duplicadas.

Eficiência operacional

A picagem por código de barras é significativamente mais rápida, permite concluir o inventário em menos tempo e com menos recursos alocados.

Inventário permanente

Com o inLogys, a empresa pode recorrer a contagens rotativas ao longo do ano para evitar o encerramento total do armazém em janeiro com o impacto na operação diária minimizado.

Dados auditáveis e rastreáveis

Em caso de inspeção, a empresa possui um registo digital completo de todas as leituras efetuadas, com data, hora e utilizador.

Visibilidade em tempo real

Monitorização contínua do inventário com informações atualizadas: quantidades, localizações, datas de validade e outros dados críticos.

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Perguntas frequentes

O inLogys comunica o inventário diretamente à Autoridade Tributária?

Não. O papel do inLogys é garantir que a contagem física no armazém é 100% rigorosa. Como o sistema está integrado com o seu ERP, ele atualiza as existências neste último. É o seu ERP que, posteriormente, gera e comunica o ficheiro legal à AT.

O que acontece após os colaboradores "picarem" os artigos no inLogys?

Graças à integração direta, os dados das contagens ficam imediatamente disponíveis no seu ERP. Isto elimina a necessidade de importar ficheiros manualmente e garante que a informação contabilística reflete o stock real em tempo real.

É possível fazer o inventário sem parar a atividade da empresa?

Sim. A agilidade da leitura digital permite realizar contagens por zonas ou categorias (inventário rotativo). Isto minimiza o impacto na operação diária e evita a paragem total do armazém para efeitos fiscais.

Qual é o principal benefício da integração inLogys + ERP?

A integridade dos dados. A sincronização automática garante que não existem perdas de informação nem erros de transposição entre o que foi contado no armazém e o que será comunicado ao Estado.

Do Armazém para a AT, sem margem para erro

O registo de inventário deve ser visto como uma oportunidade para organizar a operação logística e não apenas como uma burocracia fiscal. É no armazém que a realidade acontece e é aí que o inLogys garante que os dados estão corretos.

Ao digitalizar a operação, está a assegurar que a comunicação à Autoridade Tributária é o reflexo exato do seu stock, protegendo a sua empresa de falhas fiscais e otimizando a gestão de ativos. Lembre-se: o prazo de comunicação termina a 31 de janeiro.

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