Simplifique o registo de inventário da sua empresa com o inLogys

A sua empresa encerra sempre em janeiro para fazer o inventário? Saiba como o inLogys pode simplificar este processo

A gestão de stock é um desafio constante para qualquer negócio. Os tradicionais inventários anuais, além de consumirem tempo e recursos, podem gerar dados errados e comprometer a eficiência operacional com prejuízos significativos e impacto direto no negócio.

Ao longo deste artigo, vamos explorar o tema registo de inventário numa empresa e como o inLogys pode simplificar este processo. Falamos de uma aplicação de logística que permite ter um controlo preciso do stock, evitar ruturas/excessos de produtos e agilizar o processo de elaboração de inventário para assegurar o cumprimento das obrigações fiscais.

O que é o inventário numa empresa?

O inventário é um registo detalhado de todos os produtos, materiais e bens que uma empresa possui em determinado momento. Este documento é vital para assegurar uma gestão eficiente dos recursos da empresa.

Quem é obrigado a comunicar o inventário?

De acordo com a legislação portuguesa, a comunicação do inventário à AT – Autoridade Tributária e Aduaneira é exigida a todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, independentemente do volume de negócio, com exceção dos que estão abrangidos pelo regime simplificado. O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, refere no Artigo 3º. A que devem elaborar inventário:

• Pessoas singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;

• Empresas que disponham de contabilidade organizada.

Porque é importante para uma empresa fazer o registo de inventário?

Muito mais do que contar artigos no armazém, o registo de inventário envolve um conjunto de atividades interligadas que visam garantir a disponibilidade dos produtos certos, no momento e lugar certo. Deve ser um processo feito ao longo do ano, de forma contínua para potencializar a:

• Satisfação do cliente: ao evitar ruturas de stock garante a disponibilização dos produtos, o que estimula a fidelização e a reputação do negócio.

• Redução de custos: ao controlar o stock, diminui os custos com o armazenamento dos produtos.

• Facilitador na tomada de decisões: com informações precisas sobre o stock, consegue tomar decisões mais estratégicas sobre compras, produção e vendas.

• Aumento da eficiência operacional: a automatização de processos e a integração com outros sistemas otimizam o fluxo de trabalho e reduzem o tempo gasto com tarefas manuais.

Os desafios do registo de inventário manual

A realidade de muitas empresas é elaborar o inventário através de processos manuais, o que implica fechar a empresa durante um período de tempo (normalmente nas primeiras semanas de janeiro) e alocar os colaboradores na contagem de stock. O inventário, quando dependente de tarefas manuais apresenta vários desafios: erros na contagem, dificuldade da localização e acompanhamento dos produtos, falta de integração entre sistemas que leva a informação desatualizada e a dificuldade por parte da gestão para dar resposta às necessidades do mercado. Mas não tem de ser assim, o registo de inventário é um processo que pode ser otimizado e simplificado através de alguns passos fundamentais:

• Organização: assegure que todos os produtos estão corretamente etiquetados e organizados no espaço de armazenamento. Uma boa organização inicial facilita a contagem e a atualização dos registos de inventário;

• Utilize a tecnologia a favor da sua equipa: ferramentas como scanners de código de barras podem melhorar o controlo das quantidades e a precisão dos registos. Cada artigo deve ser registado com o máximo de informação possível, incluindo tipo de artigo, código e nome, quantidade existente, unidade de medida e outros dados relevantes que facilitam a gestão:

• Conciliação, verificação e análise: compare os dados registados com a contagem física para identificar e corrigir qualquer discrepância. Esta etapa é crucial para garantir que o inventário reflete a realidade do stock. Após a verificação, reveja os processos e implemente ajustes para melhorar continuamente a eficiência do registo de inventário.

Como pode simplificar o registo de inventário?

O inLogys é uma aplicação de logística desenvolvida para simplificar e automatizar os processos na gestão de armazéns. Esta solução oferece várias funcionalidades que podem transformar a forma como a sua empresa gere o stock:

• Otimização de processos: o inLogys automatiza a entrada e saída de mercadorias;

• Visibilidade em tempo real: a aplicação permite a monitorização contínua do inventário com informações atualizadas desde quantidades existentes, localização de artigos, datas de validade, etc.

• Integração com os principais ERPs do mercado: o inLogys foi desenvolvido para ser integrado com os principais sistemas de gestão empresarial (ERP) utilizados em Portugal. Assim, garante uma comunicação bilateral entre os diferentes departamentos da empresa, como vendas, compras e logística.

• Facilidade de implementação: a instalação do inLogys é simples e rápida. A interface intuitiva minimiza o tempo de adaptação dos colaboradores.

Benefícios da automatização com o inLogys

Simplificar o processo de registo de inventário permite ter vários benefícios para a sua empresa:

• Redução de erros humanos: processos simplificados e otimizados reduzem a probabilidade de erros na entrada de dados e assegura que o inventário reflete sempre a realidade.

• Eficiência operacional: a automação acelera as tarefas e permite que a equipa se concentre em atividades mais estratégicas.

• Economia de recursos: menos tempo gasto em tarefas manuais significa que a empresa pode alocar recursos de forma mais eficiente com resultado na redução de custos

• Melhoria na precisão dos dados: com a informação sempre atualizada, a empresa pode tomar decisões mais seguras e manter um controlo rigoroso sobre o stock. Consegue evitar tanto a falta como o excesso de mercadorias.

Como vimos, o registo de inventário é um fator crítico para o sucesso ou desastre de qualquer negócio. Utilizar o inLogys não só garante o cumprimento das obrigações fiscais, como também impulsiona a transição digital da sua empresa com a otimização de processos, redução de custos e aumento da competitividade. Lembre-se: os inventários elaborados até 31 de dezembro de cada ano, devem ser comunicados por via eletrónica à AT até dia 31 de janeiro do ano seguinte.

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